Hinweis zum Datenschutz für Bewerber 

Notice: This German version is available for informational purposes only. The English version is the only enforceable Notice, irrespective of the candidate location.

Was Ist Der Zweck Dieses Dokuments?

Diese Datenschutzerklärung für Bewerber beschreibt, wie Reputation.com, Inc. und seine Tochtergesellschaften (“Reputation”, “wir”, “uns“, “unser“) personenbezogene Daten über Sie während und nach Ihrer Bewerbung bei uns in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzgesetzen, einschließlich des California Consumer Privacy Act (“CCPA“) in der durch den California Privacy Rights Act (“CPRA”) geänderten Fassung und der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), erfasst und verwendet.

Reputation ist ein “Datenverantwortlicher”. Das bedeutet, dass wir dafür verantwortlich sind, zu entscheiden, wie wir persönliche Daten über Sie speichern und verwenden. Gemäß den Datenschutzgesetzen sind wir verpflichtet, Sie über die in diesem Datenschutzhinweis enthaltenen Informationen zu informieren.

Dieser Hinweis gilt für alle Personen, die den Bewerbungsprozess mit uns durchlaufen, entweder direkt oder über eine Agentur oder einen Dritten. Dieser Hinweis ist nicht Teil eines Arbeitsvertrags oder eines anderen Vertrags zur Erbringung von Dienstleistungen. Wir können diesen Hinweis jederzeit aktualisieren.

Es ist wichtig, dass Sie diesen Hinweis zusammen mit allen anderen Datenschutzhinweisen lesen, die wir bei bestimmten Gelegenheiten, bei denen wir personenbezogene Daten über Sie erheben oder verarbeiten, zur Verfügung stellen, damit Sie wissen, wie und warum wir diese Daten verwenden.

Welche Datenschutzgrundsätze Halten Wir Ein?

Welche Art Von Informationen Haben Wir Über Sie?

Personenbezogene Daten oder persönliche Informationen sind alle Informationen über eine Person, anhand derer diese Person identifiziert werden kann. Nicht dazu gehören anonymisierte Daten oder personenbezogene Informationen, bei denen es unmöglich ist, die Person zu identifizieren, auf die sich die Informationen beziehen.

Es gibt “besondere Kategorien” von sensibleren personenbezogenen Daten, die ein höheres Schutzniveau erfordern.

Für Bewerber in den Vereinigten Staaten (“US”) können wir
die folgenden Kategorien sensibler und personenbezogener Daten über Sie erfassen, speichern und verarbeiten, sofern dies nach geltendem Recht zulässig ist:

Wir können auch die folgenden “besonderen Kategorien” sensiblerer personenbezogener Daten erfassen, speichern und verwenden, sofern dies nach geltendem Recht zulässig ist:

Für Bewerber außerhalb der USA können wir die folgenden Kategorien personenbezogener Daten über Sie erfassen, speichern und verarbeiten, sofern dies nach geltendem Recht zulässig ist:

Wir können auch die folgenden “besonderen Kategorien” sensiblerer personenbezogener Daten erfassen, speichern und verwenden, sofern dies nach geltendem Recht zulässig ist:

Wie Werden Ihre Persönlichen Daten Erfasst?

Wir erheben personenbezogene Daten über alle Personen, die in irgendeiner Funktion den Einstellungsprozess mit uns durchlaufen, einschließlich Mitarbeitern, Geschäftsführern, Leiharbeitern, Auftragnehmern, Beratern, anderen Vertretern Dritter und Geschäftspartnern. Je nach Land, in dem Sie Ihren Wohnsitz haben, können diese Daten im Rahmen des Bewerbungs- und Einstellungsverfahrens entweder direkt von den Bewerbern oder manchmal auch von Arbeitsvermittlungen, Jobbörsen, Assessment Centern, Referenzpersonen oder Anbietern von Hintergrundüberprüfungen erhoben werden, sofern dies nach lokalem Recht zulässig ist. Wir können manchmal zusätzliche Informationen von Dritten einholen, darunter von früheren Arbeitgebern, Kreditauskunfteien oder Berufsverbänden, die Informationen über Ihre Hintergrundprüfung aufbewahren, sofern dies nach lokalem Recht zulässig ist.

Wie Werden Wir Informationen Über Sie Verwenden?

Wir werden Ihre persönlichen Daten nur dann verwenden, wenn das Gesetz es uns erlaubt. In den meisten Fällen werden wir Ihre personenbezogenen Daten unter den folgenden Umständen verwenden:

  1. Wenn wir den Einstellungsprozess verwalten müssen.
  1. Wenn wir einer gesetzlichen Verpflichtung nachkommen müssen.
  1. Wenn es für unsere legitimen Interessen (oder die eines Dritten) erforderlich ist und Ihre Interessen und Grundrechte diese Interessen nicht überwiegen.

Wir können Ihre persönlichen Daten auch in den folgenden Situationen verwenden, die wahrscheinlich selten sind:

  1. Wenn wir Ihre Interessen (oder die Interessen einer anderen Person) schützen müssen.
  1. Wenn es im öffentlichen Interesse erforderlich ist.

In welchen Situationen werden wir Ihre persönlichen Daten verwenden?

Wir benötigen alle in der obigen Liste aufgeführten Kategorien von Informationen in erster Linie, um den Einstellungsprozess verwalten zu können und um unseren gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen. In einigen Fällen können wir Ihre personenbezogenen Daten zur Verfolgung unserer eigenen legitimen Interessen oder der Interessen Dritter verwenden, sofern Ihre Interessen und Grundrechte nicht überwiegen. Zu den Situationen, in denen wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, gehören unter anderem die folgenden:

Einige der oben genannten Gründe für die Verarbeitung werden sich überschneiden und es kann mehrere Gründe geben, die unsere Verwendung Ihrer persönlichen Daten rechtfertigen.

Was passiert, wenn Sie keine persönlichen Daten angeben?

Wenn Sie uns bestimmte Informationen nicht zur Verfügung stellen, sind wir möglicherweise nicht in der Lage, den Einstellungsprozess mit Ihnen abzuschließen (z. B. Vorstellungsgespräche zu vereinbaren oder Sie einzustellen), oder wir können unseren gesetzlichen Verpflichtungen nicht nachkommen (z. B. zur Gewährleistung der Gesundheit und Sicherheit unserer Mitarbeiter).

Änderung des Zwecks

Wir werden Ihre persönlichen Daten nur für die Zwecke verwenden, für die wir sie gesammelt haben, es sei denn, wir sind der Meinung, dass wir sie für einen anderen Zweck verwenden müssen und dieser Grund mit dem ursprünglichen Zweck vereinbar ist. Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten für einen anderen Zweck verwenden müssen, werden wir Sie darüber informieren und die Rechtsgrundlage erläutern, die uns dies erlaubt.

Bitte beachten Sie, dass wir Ihre persönlichen Daten ohne Ihr Wissen oder Ihre Zustimmung unter Einhaltung der oben genannten Regeln verarbeiten können, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben oder erlaubt ist.

Wie verwenden wir besonders sensible persönliche Daten?

“Besondere Kategorien” von besonders sensiblen persönlichen Daten erfordern ein höheres Schutzniveau. Wir benötigen eine weitere Rechtfertigung für die Erhebung, Speicherung und Verwendung dieser Art von personenbezogenen Daten. Unter den folgenden Umständen können wir besondere Kategorien von personenbezogenen Daten verarbeiten:

  1. Unter bestimmten Umständen, mit Ihrer ausdrücklichen schriftlichen Zustimmung.
  2. Wenn wir unseren gesetzlichen Verpflichtungen nachkommen oder Rechte im Zusammenhang mit Ihrer potenziellen Beschäftigung bei uns ausüben müssen. Wir verfügen über ein angemessenes Grundsatzdokument und Sicherheitsvorkehrungen, zu deren Einhaltung wir bei der Verarbeitung solcher Daten gesetzlich verpflichtet sind.
  3. Wenn sie im öffentlichen Interesse benötigt werden, wie z.B. zur Überwachung der Chancengleichheit oder in Bezug auf unser betriebliches Altersversorgungssystem. Wir verfügen über eine Politik der Chancengleichheit, zu deren Einhaltung wir bei der Verarbeitung solcher Daten gesetzlich verpflichtet sind.

In selteneren Fällen können wir diese Art von Informationen verarbeiten, wenn sie im Zusammenhang mit rechtlichen Ansprüchen benötigt werden oder wenn sie zum Schutz Ihrer Interessen (oder der Interessen einer anderen Person) erforderlich sind und Sie nicht in der Lage sind, Ihre Zustimmung zu geben, oder wenn Sie die Informationen bereits veröffentlicht haben. Wir können solche Informationen über Bewerber oder ehemalige Mitarbeiter auch im Rahmen legitimer geschäftlicher Aktivitäten mit den entsprechenden Sicherheitsvorkehrungen verarbeiten.

Unsere Verpflichtungen als potenziellen Arbeitgeber

Wir werden Ihre besonders sensiblen persönlichen Daten auf die folgende Weise verwenden:

Benötigen wir Ihre Zustimmung?

Wir benötigen Ihre Zustimmung nicht, wenn wir Ihre persönlichen Daten in Übereinstimmung mit unserer schriftlichen Richtlinie verwenden, um unseren gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen, den Rekrutierungsprozess zu verwalten und unsere legitimen Geschäftsinteressen zu fördern. Unter bestimmten Umständen können wir Sie um Ihre schriftliche Zustimmung bitten, damit wir bestimmte besonders sensible Daten verarbeiten dürfen. Wenn wir dies tun, werden wir Ihnen alle Einzelheiten zu den gewünschten Informationen und den Gründen, aus denen wir sie benötigen, mitteilen, so dass Sie sorgfältig abwägen können, ob Sie zustimmen möchten. Sie sollten sich darüber im Klaren sein, dass es keine Bedingung für Ihren Vertrag mit uns ist, dass Sie einer Bitte um Zustimmung zustimmen.

Informationen Über Strafrechtliche Verurteilungen

Wir dürfen Informationen über strafrechtliche Verurteilungen nur dann verwenden, wenn uns das Gesetz dies erlaubt. Dies ist in der Regel dann der Fall, wenn eine solche Verarbeitung zur Erfüllung unserer Verpflichtungen erforderlich ist und wir dies in Übereinstimmung mit unseren Verpflichtungen gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen tun.

In selteneren Fällen können wir Informationen über strafrechtliche Verurteilungen verwenden, wenn dies im Zusammenhang mit rechtlichen Ansprüchen erforderlich ist, wenn es notwendig ist, Ihre Interessen (oder die Interessen einer anderen Person) zu schützen und Sie nicht in der Lage sind, Ihre Zustimmung zu geben, oder wenn Sie die Informationen bereits veröffentlicht haben.

Soweit nach lokalem Recht anwendbar, werden wir im Rahmen des Einstellungsverfahrens Informationen über strafrechtliche Verurteilungen einholen, oder wir können von Ihnen direkt über solche Informationen informiert werden. Wir werden Informationen über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten verwenden, um eine Entscheidung über Ihre Beschäftigung zu treffen, sofern dies nach geltendem Recht zulässig ist.

Wir verfügen über angemessene Richtlinien und Sicherheitsvorkehrungen, zu deren Einhaltung wir gesetzlich verpflichtet sind, wenn wir solche Daten verarbeiten.

Automatische Entscheidungsfindung

Wir haben nicht vor, Entscheidungen über Sie mit Hilfe automatisierter Mittel zu treffen, werden Sie jedoch schriftlich benachrichtigen, wenn sich diese Situation ändert.

Datenübertragung

Ihre Daten können an verschiedenen Stellen gespeichert werden, z. B. in Ihren Bewerbungsunterlagen, in HR-Systemen und in anderen IT-Systemen (einschließlich E-Mail).

Es kann sein, dass wir Ihre Daten an Dritte weitergeben müssen, einschließlich Drittdienstleister und andere Unternehmen der Gruppe.

Wir verlangen von Dritten, dass sie die Sicherheit Ihrer Daten respektieren und sie in Übereinstimmung mit dem Gesetz behandeln. Wir werden die Einhaltung des Datenschutzes durch Dritte überprüfen, bevor wir Vereinbarungen mit ihnen treffen.

Wir halten uns an die geltenden Gesetze, wenn wir personenbezogene Daten außerhalb Ihrer lokalen Gerichtsbarkeit übermitteln.

Warum könnten Sie meine persönlichen Daten an Dritte weitergeben?

Wir werden Ihre persönlichen Daten an Dritte weitergeben, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist, wenn es für die Verwaltung des Rekrutierungsprozesses mit Ihnen erforderlich ist oder wenn wir ein anderes berechtigtes Interesse daran haben.

Welche Drittanbieter verarbeiten meine persönlichen Daten?

“Dritte” umfasst Drittdienstleister (einschließlich Auftragnehmer und benannte Vertreter) und andere Unternehmen innerhalb unserer Gruppe. Zum Beispiel werden die folgenden Aktivitäten von Drittanbietern durchgeführt: Rekrutierung, Hintergrundüberprüfungen, etc.

Wie sicher sind meine Daten bei externen Dienstleistern und anderen Unternehmen unserer Gruppe?

Alle unsere Drittdienstleister und andere Unternehmen der Gruppe sind verpflichtet, angemessene Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen, um Ihre persönlichen Daten im Einklang mit unseren Richtlinien zu schützen. Wir erlauben unseren Drittdienstleistern nicht, Ihre personenbezogenen Daten für eigene Zwecke zu verwenden. Wir erlauben ihnen nur, Ihre persönlichen Daten für bestimmte Zwecke und gemäß unseren Anweisungen zu verarbeiten.

Wann dürfen Sie meine persönlichen Daten an andere Unternehmen der Gruppe weitergeben?

Wir werden Ihre persönlichen Daten im Rahmen unserer regelmäßigen Berichterstattung über die Unternehmensleistung, im Zusammenhang mit einer geschäftlichen Reorganisation oder einer Umstrukturierung der Gruppe, zur Unterstützung der Systemwartung und zum Hosting von Daten an andere Unternehmen unserer Gruppe weitergeben.

Was ist mit anderen Drittparteien?

Wir können Ihre persönlichen Daten an andere Dritte weitergeben, zum Beispiel im Zusammenhang mit einem möglichen Verkauf oder einer Umstrukturierung des Unternehmens. Es kann auch sein, dass wir Ihre persönlichen Daten an eine Aufsichtsbehörde weitergeben müssen oder um anderweitig dem Gesetz zu entsprechen.

Übermittlung von Informationen außerhalb der Europäischen Union (“EU”) und des Vereinigten Königreichs (“UK”)

Für Bewerber aus der EU und dem Vereinigten Königreich werden wir die von uns über Sie erfassten personenbezogenen Daten in Länder außerhalb der EU und des Vereinigten Königreichs übermitteln, um den Rekrutierungsprozess zu verwalten mit Ihnen zu erfüllen.

Um jedoch sicherzustellen, dass Ihre persönlichen Daten ein angemessenes Schutzniveau erhalten, werden wir dafür sorgen, dass Ihre persönlichen Daten von diesen Dritten in einer Weise behandelt werden, die mit den Datenschutzgesetzen der EU und des Vereinigten Königreichs übereinstimmt und diese einhält.

Datensicherheit

Wir haben Maßnahmen ergriffen, um die Sicherheit Ihrer Daten zu schützen. Einzelheiten zu diesen Maßnahmen sind auf Anfrage erhältlich.

Dritte werden Ihre persönlichen Daten nur auf unsere Anweisung hin verarbeiten und wenn sie sich verpflichtet haben, die Daten vertraulich zu behandeln und sicher aufzubewahren.

Wir haben angemessene Sicherheitsvorkehrungen getroffen, um zu helfen zu verhindern, dass Ihre persönlichen Daten versehentlich verloren gehen, verwendet oder auf unbefugte Weise aufgerufen, verändert oder offengelegt werden. Darüber hinaus beschränken wir den Zugriff auf Ihre persönlichen Daten auf diejenigen Mitarbeiter, Vertreter, Auftragnehmer und andere Dritte, die diese Informationen aus geschäftlichen Gründen benötigen. Sie werden Ihre persönlichen Daten nur auf unsere Anweisung hin verarbeiten und sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Wir haben Verfahren für den Umgang mit mutmaßlichen Verstößen gegen die Datensicherheit eingerichtet und werden Sie und alle zuständigen Aufsichtsbehörden über einen mutmaßlichen Verstoß informieren, sofern wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Datenaufbewahrung

Wie lange werden Sie meine Daten verwenden?

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nur so lange aufbewahren, wie es für die Erfüllung der Zwecke, für die wir sie gesammelt haben, erforderlich ist, einschließlich der Erfüllung von gesetzlichen, buchhalterischen oder Berichtsanforderungen. Um den angemessenen Aufbewahrungszeitraum für personenbezogene Daten zu bestimmen, berücksichtigen wir die Menge, die Art und die Sensibilität der personenbezogenen Daten, das potenzielle Risiko eines Schadens durch die unbefugte Nutzung oder Offenlegung Ihrer personenbezogenen Daten, die Zwecke, für die wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten und ob wir diese Zwecke mit anderen Mitteln erreichen können sowie die geltenden gesetzlichen Anforderungen.

Wenn Ihnen eine Stelle bei uns angeboten wird und Sie diese annehmen, werden Ihre persönlichen Daten elektronisch in eine Personalakte übertragen. Wenn Ihr Arbeitsverhältnis mit uns endet, werden wir Ihre personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit unseren internen Richtlinien aufbewahren. Die Aufbewahrungsfrist hängt von der/den Rolle(n) ab, die Sie während Ihres Arbeitsverhältnisses bei uns innehatten, und Ihre personenbezogenen Daten werden nach Ablauf dieser Frist dauerhaft und sicher gelöscht.

Unter bestimmten Umständen können wir Ihre persönlichen Daten anonymisieren, so dass sie nicht mehr mit Ihnen in Verbindung gebracht werden können; in diesem Fall können wir diese Daten ohne weitere Mitteilung an Sie verwenden. Sobald Sie nicht mehr im Rekrutierungsprozess eingebunden, kein Angestellter, Arbeiter oder Auftragnehmer des Unternehmens mehr sind, werden wir Ihre persönlichen Daten in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften aufbewahren und sicher vernichten.

Rechte Auf Zugang, Berichtigung, Löschung und Einschränkung

Ihre Pflicht, uns über Änderungen zu informieren

Es ist wichtig, dass die persönlichen Daten, die wir über Sie haben, korrekt und aktuell sind. Bitte informieren Sie uns, wenn sich Ihre persönlichen Daten während Ihrer Zusammenarbeit mit uns ändern.

Ihre Rechte im Zusammenhang mit persönlichen Informationen

Für US-Beschäftigte gilt unter bestimmten Umständen (z. B. CCPA/CPRA), dass Sie das Recht haben:

Die Anwendung der oben genannten Rechte kann je nach Art der betroffenen personenbezogenen Daten und der besonderen Grundlage von Reputation für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten variieren.

Wenn Sie in Kalifornien ansässig sind, erfahren Sie mehr über Ihre Rechte unter CCPA und CPRA.

Arbeitnehmer in der EU und im Vereinigten Königreich haben unter bestimmten Umständen (z. B. DSGVO) das Recht auf:

Die Anwendung der oben genannten Rechte kann je nach Art der betroffenen personenbezogenen Daten und der besonderen Grundlage von Reputation für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten variieren.

Wenn Sie in der EU ansässig sind, erfahren Sie mehr über Ihre Rechte als betroffene Person unter DSGVO Kapitel 3 (Art. 12-23). Weitere Informationen finden Sie auch in den ICO-Leitlinien.

Ihre Rechte Wahrnehmen

Wenn Sie Ihre persönlichen Daten überprüfen, verifizieren, korrigieren oder löschen lassen möchten, der Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten widersprechen wollen oder verlangen, dass wir eine Kopie Ihrer persönlichen Daten an eine andere Partei weitergeben, wenden Sie sich bitte an das People Experience Team. Sie können auch unser Formular für Datenschutzanfragen oder uns anrufen und eine Nachricht unter +1 (877) 553-0616 hinterlassen.

Sobald wir die Mitteilung erhalten haben, dass Sie Ihre Zustimmung zurückgezogen haben, werden wir Ihre Daten nicht mehr für den Zweck oder die Zwecke verarbeiten, denen Sie ursprünglich zugestimmt haben, es sei denn, wir haben eine andere rechtmäßige Grundlage dafür.

Normalerweise keine Gebühr erforderlich

Für den Zugriff auf Ihre persönlichen Daten (oder die Ausübung anderer Rechte) müssen Sie keine Gebühr bezahlen. Wir können jedoch eine angemessene Gebühr erheben, wenn Ihr Antrag auf Zugang eindeutig unbegründet oder überzogen ist. Alternativ können wir uns unter diesen Umständen weigern, der Anfrage nachzukommen.

Was wir von Ihnen benötigen könnten

Es kann sein, dass wir bestimmte Informationen von Ihnen anfordern müssen, um Ihre Identität zu bestätigen und Ihr Recht auf Zugang zu den Informationen (oder auf die Ausübung Ihrer anderen Rechte) zu gewährleisten. Dies ist eine weitere angemessene Sicherheitsmaßnahme, um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten nicht an Personen weitergegeben werden, die kein Recht haben, sie zu erhalten.

Datenschutzbeauftragter

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten ernannt, der die Einhaltung dieser Datenschutzhinweise überwacht. Wenn Sie Fragen zu diesen Datenschutzhinweisen oder zum Umgang mit Ihren persönlichen Daten haben, wenden Sie sich bitte an den Datenschutzbeauftragten unter dataprivacygroup@reputation.com. Sie haben jederzeit das Recht, eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde für Datenschutzfragen einzureichen.

Änderungen an Dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit zu aktualisieren und wir werden Ihnen eine neue Datenschutzerklärung zur Verfügung stellen, wenn wir wesentliche Aktualisierungen vornehmen. Wir können Sie auch auf andere Weise von Zeit zu Zeit über die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten informieren.